¿Por qué importa cobrar a tiempo?
La venta no termina con la factura: termina cuando el dinero entra a tu cuenta. Si los clientes pagan tarde, puedes tener “ventas récord” y aun así batallar para pagar nómina, proveedores o crecer.
Señales de alerta:
- Facturas acumuladas en 31–60 y 61–90 días.
- “Te pago mañana” cada mes.
- Caja baja a pesar de vender más.
Lo que buscamos: un método simple para acelerar cobros, cuidar el flujo de efectivo y mantener relaciones sanas con tus clientes.
Política de crédito: reglas simples que te protegen
Una política escrita evita improvisaciones y alinea a ventas, finanzas y cobranza. Incluye:
- A quién sí/no dar crédito. Con clientes nuevos, empieza pequeño y sube límite si pagan bien.
- Plazos estándar. 30 días; 45/60 solo con control y justificación.
- Límites por cliente. No “prestes” más de lo que tu caja puede soportar si se atrasan.
- Condiciones claras. Descuento por pronto pago; interés moratorio si se vence.
- Garantías/Avales. Para montos altos o poca historia.
- Autorizaciones y excepciones. ¿Quién aprueba y hasta cuánto?
- Qué pasa si no pagan. Suspensión temporal de crédito, negociación o externo/legal.
Tip: Revisa y ajusta la política cada trimestre con datos reales.
¿Le doy crédito a este cliente? La regla de las 5 C
- Carácter: ¿paga lo que debe? (pide referencias)
- Capacidad: ¿tiene flujo para pagarte a tiempo?
- Capital: tamaño y solidez del negocio
- Condiciones: su sector, temporada y región
- Colateral: garantía si el crédito es grande
Cómo aplicarlo: para clientes nuevos, monto pequeño → paga bien 2–3 veces → aumenta límite.
Cobranza sin fricciones: paso a paso
Estándar para tu equipo (correo/WhatsApp + llamadas):
- 5 días antes del vencimiento: recordatorio amable con monto, fecha y datos de pago.
- Día de vencimiento: mensaje claro con la información para pagar.
- 3–5 días después: llamada y nueva fecha comprometida (anótala).
- 10–15 días después: carta formal y suspensión temporal de crédito.
- 30+ días: negociación con garantía o cobranza externa/legal.
Cobrar no es pelearse: es dar buen servicio y proteger la salud de tu negocio.
4 KPIs que sí importan (y cómo leerlos)
1) DSO – Días en cobrar
Te dice cuántos días, en promedio, tardas en convertir ventas a crédito en efectivo. Ejemplo: si tu DSO es 30 días, cobras en promedio un mes después. Objetivo: bajar o mantener estable.
2) % de cartera vencida
Proporción de tu cartera que ya está atrasada. Ejemplo: 20% vencido = 1 de cada 5 pesos requiere acción inmediata.
3) Rotación de cuentas por cobrar
Cuántas veces al año “recuperas” tu cartera. Lectura: más alto = mejor (cobras más rápido).
4) Tasa de recuperación
De todo lo que debías cobrar en el período, ¿qué porcentaje sí cobraste? Meta sana: ≥ 95% mensual.
Consejo: mira tendencias de 6–12 meses, no solo un número del mes.
Antigüedad de saldos (aging): tu mapa de prioridades
Clasifica facturas por días de atraso: 0–30, 31–60, 61–90, 90+.
- 0–30: recordatorios y seguimiento.
- 31–60: llamadas y acuerdos formales.
- 61–90: suspensión de crédito/garantías.
- 90+: externo/legal y provisión (reconocer que parte podría no cobrarse).
México: factura y REP en pocas palabras
Si vendes a crédito o con pagos diferidos/parcelados:
- Emite la factura (usualmente PPD).
- Por cada pago, emite el Complemento para Recepción de Pagos (REP) relacionando las facturas que se liquidan.
- Concílialo contra tu estado de cuenta y tu aging.
Beneficio: control, evidencia de cobro y conciliación contable más fácil.
Caso rápido: ¿cuánto efectivo puedes liberar?
- Ventas anuales: $6,000,000
- DSO actual: 60 días → Meta: 40 días
- Ventas diarias aprox.: $6,000,000 ÷ 365 = $16,438
- Efectivo liberado: 20 días × $16,438 = $328,760
Cobrar 20 días antes puede liberar más de $300 mil para operar o crecer sin pedir crédito.
Checklist para aplicar esta semana
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- Escribe/actualiza tu política de crédito (plazos, límites, excepciones).
- Evalúa clientes con 5 C y empieza pequeño con nuevos.
- Automatiza recordatorios: –5, 0, +5, +15, +30 días.
- Mide 4 KPIs: DSO, % vencida, rotación, recuperación.
- Revisa el aging cada semana; foco en 61–90 y 90+.
- Haz un comité de liquidez quincenal (ventas, finanzas, cobranza).
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo medir?
DSO y % vencida mensual; aging semanal; tendencias trimestral.
¿Qué hago si un buen cliente se atrasa?
Habla claro, acuerden nueva fecha, considera garantía y suspende temporalmente el crédito si no cumple.
¿Qué KPI veo primero si voy empezando?
Empieza con DSO: te dice si el dinero llega rápido o tarde.
¿Necesito software caro?
No. Inicia con tu ERP/CONTPAQi y una hoja de cálculo disciplinada. Luego automatiza recordatorios y conciliaciones.
¿Quieres que revisemos tu política y tu aging?
En Contador-Tech te ayudamos a bajar tu DSO, automatizar cobros y montar un dashboard de KPIs para que tus ventas sí lleguen al banco.